Audit des contrôles de base de l’Office des transports du Canada

Bureau du contrôleur général

Avril 2015

Pourquoi est-ce important

Aux termes de la Loi sur la gestion des finances publiques, les administrateurs généraux agissent à titre d’administrateurs des comptes de leur ministère et organisme respectif. En tant qu'administrateurs des comptes, les administrateurs généraux ont comme responsabilités de veiller à ce que les ressources de l’organisation soient organisées de manière à atteindre les objectifs de l’organisation, et ce, conformément aux politiques et procédures du gouvernement.

L’audit des contrôles de base permet aux administrateurs généraux d’avoir l’assurance que les contrôles de base pour la gestion financière sont efficaces au sein de leurs organisations. Ainsi, les audits des contrôles de base permettent aux administrateurs généraux de connaître le niveau de conformité de leur organisation par rapport aux exigences imposées par certaines lois, politiques et directives financières.

À propos de l’Office des transports du Canada

L'Office des transports du Canada (OTC) est un tribunal quasi judiciaire indépendant et un organisme de réglementation économique habilité par la Loi sur les transports au Canada. Son mandat comprend

  • La réglementation économique, pour octroyer des autorisations et délivrer des licences, des permis et des certificats, mais aussi prendre des décisions sur un large éventail de questions ayant trait au transport aérien, ferroviaire et maritime de compétence fédérale.
  • Le règlement des différends, afin de régler les plaintes sur les services, les taux, les droits et les frais de transport.
  • L'accessibilité, pour veiller à ce que le réseau de transport fédéral soit accessible à tous, particulièrement aux personnes ayant une déficience.

L’OTC exerce ses pouvoirs par l’entremise de ses membres, qui sont sélectionnés par le gouverneur en conseil (GEC) pour les nominations à temps plein, et par le ministre des Transports pour les nominations temporaires. Au 31 mars 2014, l’OTC comptait cinq membres nommés par le GEC à temps plein et un membre temporaire.

Selon son Rapport ministériel sur le rendement, au cours de l’exercice 2013-2014, l’OTC encuru des dépenses réelles d’environ 29 millions de dollars et 220 équivalents temps plein.

Objectif et portée de l’audit des contrôles de base

Cet audit avait pour but de veiller à ce que les contrôles de base de la gestion financièreNote de bas de page 1 en place au sein de l’OTC permettent de respecter les principales exigences de certaines lois, politiques et directives financières.

L’audit portait sur des opérations financières, des dossiers et des processus réalisés par l’OTC. Les opérations ont été sélectionnées à partir de l’exercice 2013-2014. Aux fins de l’audit, un échantillon d’opérations a été examiné pour chacune des politiques et directives sélectionnées.

L’annexe contient une liste complète des politiques et directives incluses dans la portée de l’audit ainsi que la conformité globale pour les domaines vérifiés.

Conformité aux normes professionnelles

Cette mission d’audit a été réalisée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, étayées par les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Hugo Pagé, CIA, CPA, CA

Contrôleur général adjoint intérimaire

Secteur de la vérification interne, Bureau du contrôleur général du Canada

Constatations et conclusions de l’audit

Les contrôles de base de la gestion financière appliqués aux opérations prises en compte au sein de l’OTC ont permis une conformité partielle aux exigences essentielles énoncées dans quatre des 13 politiques, directivesNote de bas de page 2 et lois correspondantes vérifiées, et pleine conformité à une des politiques et directives vérifiées. L’OTC n’était pas en conformité avec les exigences essentielles énoncées dans les huit autres politiques et directives vérifiées.

Des faiblesses ont été constatées dans les domaines de la documentation, de l’approbation et du caractère opportun.

Documentation

Des faiblesses ont été constatées par rapport à la délégation des pouvoirs de signer des documents financiers, étant donné que les fiches de spécimen de signature ne correspondaient pas toujours à l’instrument de délégation des pouvoirs financiers. En outre, pour les cartes d’achat, les documents n’étaient pas maintenus dans les dossiers de façon consistante en vue de justifier leur attribution, leur approbation et leurs conditions d’utilisation. Quant à la passation de marchés, les documents tels que les justifications pour les contrats non concurrentiels et les analyses de rentabilité ne figuraient pas toujours au dossier. En outre, les modifications de contrat n’étaient pas toujours justifiées.

Dans le cas des voyages du gouvernement, les documents à l’appui des remboursements n’étaient pas toujours disponibles et les limites applicables des remboursements n’étaient pas toujours justifiées. Les documents de planification ne justifiaient pas toujours de façon raisonnable la nécessité opérationnelle des frais d’accueil, et les documents d’appui servant à prouver que le moyen le plus rentable d’éviter ou de réduire les frais d’accueil ne figuraient pas toujours au dossier. En outre, l’engagement des dépenses et la vérification des comptes n’étaient pas toujours appuyés par des documents complets.

Approbation

Des mécanismes d’approvisionnement pertinents n’ont pas toujours été choisis. En ce qui concerne les dépenses de voyage, les limites de remboursement applicables n’ont pas toujours été respectées. Les congés des employés n’ont pas toujours été approuvés par une personne dûment autorisée. Pour les ententes de rendement et les évaluations, la documentation n’était pas toujours signée et datée par toutes les parties concernées au début ou à la fin de la période d’évaluation.

Caractère opportun

Les marchés et les modifications aux marchés n’ont pas tous été approuvés avant la réception des biens ou des services. En outre, l’approbation des congés des employés n’a pas toujours été réalisée en temps opportun.

L’approbation préalable n’a pas toujours été obtenue avant l’engagement des dépenses, ou la réalisation en temps opportun n’a pas pu être déterminée. De même, la vérification des comptes n’a pas toujours été réalisée en temps opportun, ou il n’a pas toujours été possible de déterminer si elle avait été réalisée en temps opportun. En outre, le paiement et le règlement n’ont pas toujours été réalisés en temps opportun.

Recommandations

L’administrateur général de l’OTC devrait veiller à ce que

  1. L'instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers et les cartes de spécimen de signature soient examinés et mis à jour chaque année.
  2. Les documents soient conservés au dossier relativement à toutes les cartes d’achat afin de justifier leur émission, leur approbation et leurs conditions d’utilisation. De plus, l’OTC devrait effectuer la réévaluation de la nécessité de la carte d’achat pour les employés, ou la réévaluation du montant limite de crédit, et ce régulièrement ou lorsque les responsabilités changent.
  3. Les processus opérationnels soient améliorés et exécutés de façon consistante conformément à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et que la documentation soit conservée dans les dossiers.
  4. Les processus opérationnels soient améliorés et exécutés de façon consistante conformément à la Directive sur les voyages et que la documentation soit conservée dans les dossiers.
  5. La documentation à l'appui des activités d'accueil soit conservée au dossier en vue de certifier que la documentation de planification justifie de façon raisonnable la nécessité opérationnelle des frais d’accueil et que les moyens les plus économiques d’éviter ou de limiter les frais liés aux événements d’accueil ont été pris en compte dans le cadre du processus d’approbation.
  6. Les congés des employés soient approuvés en temps opportun et par une personne dûment autorisée.
  7. Les évaluations du rendement s’appuient sur des objectifs de rendement préétablis qui seront réalisés et documentés au début de la période visée et qui sont signés par toutes les parties concernées.
  8. L’engagement des dépenses et le contrôle des engagements soient documentés, dûment datés et consignés d’après la valeur prévue.
  9. La vérification des comptes est dûment datée, soutenue par une documentation complète et réalisée en temps opportun.
  10. La demande de paiement soit établie pour le montant adéquat et en temps opportun.

Réponse de la direction

L'Office des transports du Canada (Office) a examiné les constatations et recommandations de l’audit des contrôles de base menée par le Bureau du contrôleur général pour l’exercice financier 2013-2014. L’Office est d’avis que ces déclarations reflètent adéquatement les contrôles internes de l’Office pour la gestion financière, la passation des marchés, les voyages et l’hospitalité ainsi que les ressources humaines.

Le président et premier dirigeant et la haute direction de l’Office des transports du Canada prennent les constatations de ce rapport très au sérieux. Tel qu’indiqué dans le plan d’action de la direction, l’Office a déjà mis en œuvre les changements de processus dans les domaines à améliorer. De plus, des actions de suivi ont été prévues pour 2015-2016 et les années suivantes pour mettre en œuvre et surveiller les recommandations du rapport.

L’Office tient à remercier le Bureau du contrôleur général pour ses services proessionnels.

Les résultats de l’audit et le plan d’action de la direction ont fait l’objet de discussions avec l’administrateur général de l’OTC et le Comité de vérification des petits ministères. Le Bureau du contrôleur général du Canada assurera un suivi relativement à la mise en œuvre du plan d’action de la direction.

Annexe: Politiques et directives examinées

Politiques et directives examinéesConformité
Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses Respecté en partie
Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière Respecté
Directive sur la gestion du parc automobile : véhicules légers Respecté en partie
Directive sur les cartes d’achat Non respecté
Directive sur les avances comptables Respecté en partie
Politique sur les créditeurs à la fin de l’exercice (CAFE) Respecté en partie
Politique sur les marchés Non respecté
Directive sur les voyages du Conseil national mixte Non respecté
Directive sur la gestion des dépenses de voyage, d’accueil et de conférences Non respecté
Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales Non respecté
Directive sur la gestion financière de l’administration de la paye Non respecté
Directive sur l’engagement des dépenses et le contrôle des engagements Non respecté
Directive sur la vérification des comptes Non respecté

Légende des seuils de conformitéNote de bas de page 3

Respecté
Conformité dans une proportion d’au moins 98 %
Respecté en partie
Conformité dans une proportion d’au moins 80 % mais de moins de 98 %
Non respecté
Conformité dans une proportion inférieure à 80 %
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