Plan d'action de la direction - Vérification des contrôles de base de l'Office des transports du Canada

Point de vue de l'Office des transports du Canada :

L'Office des transports du Canada (Office) a examiné les conclusions et les recommandations issues de la vérification des contrôles de base mené par le Bureau du contrôleur général pour l'exercice financier 2013-2014.  L'Office estime que les énoncés représentent fidèlement l’état de contrôle général de la gestion financière, de la passation des marchés, des frais de déplacements et d’accueil, et des ressources humaines.

Le président et premier dirigeant et la haute gestion de l'Office prennent très au sérieux les conclusions de ce rapport.  Tel qu’il est indiqué dans les pages suivantes, l'Office a déjà modifié des processus dans certains des domaines nécessitant des améliorations.  De plus, des mesures de suivi pour l’exercice 2015-2016 et les exercices subséquents ont été prévus afin de mettre en œuvre et de surveiller les recommandations faites dans le rapport.

L'Office remercie le Bureau du contrôleur général pour ses services professionnels.

Sam Barone
Président par intérim (Administrateur général))
Office des transports du Canada

RecommandationsPrioritéRéponse et mesures prévuesResponsabilités
(titre du poste de la personne responsable de la mesure à prendre)
Date de mise en œuvre
1. L'Office devrait veiller à ce que l'instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers et les cartes de spécimen de signature soient examinés et mis à jour tous les ans.

Élevée

Réponse :
L'Office accepte les conclusions de la vérification.  L'Office a mis en œuvre les mesures ci-dessous pour satisfaire aux recommandations :

L'Office a mis à jour toutes les cartes de spécimen de signature en février 2015 afin de donner suite à la recommandation.  L'examen et la mise à jour de ces cartes sont désormais prévus dans le processus annuel intégrée de planification des activités et d'établissement des rapports de l'Office, où le Comité exécutif, à la fin du mois de mars, approuve tous les plans pour le début du nouvel exercice en avril.

Mesures prévues :

Terminées

Dirigeante principale des finances et adjoint à la dirigeante principale des finances

Terminé

2. L'Office devrait veiller à ce que :
  • les documents pertinents relatifs aux cartes d'achat sont conservés au dossier pour justifier leur émission, leur approbation et les conditions d'utilisation ; et   
  • le besoin des employés de disposer d'une carte d'achat ou encore le montant de la limite de crédit soient réévalués périodiquement, ou lorsque les responsabilités changent.

Moyenne

Réponse :
L'Office accepte les conclusions de la vérification.  Il a été constaté pendant l'examen que l'Office n'avait que partiellement satisfait à ses obligations (16 transactions sur 19).  Pour assurer le plein respect de ses obligations, l'Office mettra en œuvre les mesures ci‑dessous en réponse aux recommandations :

Mesures prévues :

  1. Appliquer une procédure plus rigoureuse de gestion des documents pour permettre au coordonnateur des cartes d'achat de l'Office de conserver les bons documents au dossier afin de surveiller la délivrance, l'approbation et les conditions d'utilisation des cartes d'achat, et d'en faire le suivi.
  2. e coordonnateur des cartes d'achat de l'Office mettra en œuvre et documentera une réévaluation annuelle, en février ou en mars, du montant de la limite de crédit et du besoin des employés de disposer d'une carte d'achat.
  3. Surveillance annuelle documentée, en mai de chaque année, des contrôles de base de l'Office pour veiller à ce que la Directive sur les cartes d'achat soit entièrement respectée.

Dirigeante principale des finances et adjoint à la dirigeante principale des finances

  1. Nouvelle procédure de la gestion des documents en vigueur d'ici septembre 2015
  2. Mars 2016
  3. Mai 2016
3. L'Office devrait veiller à ce que les processus de passation de marchés soient améliorés et appliqués de manière uniforme conformément à la Politique des marchés du Conseil du Trésor et que les documents soit conservés au dossier pour faire en sorte que :
  • les modes d'approvisionnement appropriés soient choisis et utilisés conformément aux conditions énoncées dans la Politique ;
  • les dossiers de marchés non concurrentiels contiennent les pièces justificatives du fournisseur unique conformément à l'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État ;
  • les énoncés de travail soient élaborés en détail et documentés avant l'attribution des marchés;
  • les pièces justificatives qui servent à l'analyse du meilleur rapport qualité-prix soient conservées au dossier;
  • les critères d'évaluation des soumissions soient énoncés dans les documents de la demande de propositions, et servent à choisir le soumissionnaire gagnant de façon ouverte, équitable et transparente pour les marchés concurrentiels;
  • les contrats soient approuvés par le pouvoir délégué approprié avant que les biens et les services soient reçus, et vérifier que les modifications apportées aux marchés soient justifiées;
  • les contrats évalués à plus de 10 000 $ soient divulgués publiquement.

Élevée

Réponse :
L'Office accepte les conclusions de la vérification.  En 2013-2014, l'Office a revu le modèle d'affaires de son service d'approvisionnement et compte maintenant des spécialistes (classification PG) au lieu d'expertise générale (classification AS).  En conséquence, en septembre 2014, les processus opérationnels de l'équipe responsable des marchés ont été entièrement modernisés.  Comme le domaine est complexe, il a fallu énormément de temps, d'analyses et de consultations auprès des clients pour moderniser les processus opérationnels en matière d'approvisionnement et veiller à ce qu'ils répondent aux besoins opérationnels et soient conformes aux exigences en matière d'approvisionnement des organismes centraux.  De plus, les modèles et les lignes directrices sur la passation de marchés ont été examinés, mis à jour et intégrés dans un guide sur l'approvisionnement pour, d'une part, bien documenter tous les renseignements pertinents sur les démarches de justification, de corroboration, d'engagement de dépenses, d'optimisation des ressources et de détermination du bon véhicule de passation de marchés, et d'autre part, fournir, dans les demandes de proposition, les critères d'évaluation des soumissions qui seront utilisés de façon ouverte, transparente et équitable dans tous les marchés concurrentiels, entre autres.  Tous les renseignements sur les marchés de plus de 10 000 $ ont été mis en évidence sur le site Web de l'Office sous la rubrique Divulgation proactive.  Le plan de surveillance des contrôles internes de l'Office sera modifié pour insister davantage sur l'approvisionnement et fournir des renseignements au personnel de gestion qui pourra ainsi savoir si les lacunes ont été corrigées d'une manière durable, et veiller à ce que le guide sur l'approvisionnement respecte toujours la Politique des marchés.  De plus, les erreurs liées à la passation de marchés sont notées dans les évaluations de gestion du rendement de tous les gestionnaires délégués à compter de 2015‑2016.  Lorsque de la formation est donnée sur l'approvisionnement, les listes de participants sont tenues à jour et les documents de la formation sont affichés sur le site intranet à titre de référence.

Mesures prévues :

Terminées

Dirigeante principale des finances et adjoint à la dirigeante principale des finances

Terminé

4. L'Office devrait veiller à ce que les processus opérationnels soient améliorés et appliqués conformément à la Directive sur les voyages et que les documents soient conservés au dossier pour faire en sorte que :
  • les employés reçoivent un remboursement pour leurs dépenses liées aux frais accessoires, de repas et de kilométrage, dans les limites applicables, ou que les pièces justificatives soient conservées au dossier;
  • les employés choisissent des hôtels à partir de la liste approuvée au préalable des fournisseurs du gouvernement ou dans les limites de tarifs de la ville, s'il y a lieu, et que la justification et l'approbation du gestionnaire soient conservées au dossier, en cas de dépassement des limites établies dans la Directive sur les voyages ou en cas de séjour dans un hôtel ne figurant pas sur une liste.

Élevée

Réponse :
L'Office accepte les conclusions de la vérification.  En janvier 2015, l'Office a restructuré ses ressources internes afin de créer une équipe qui vérifiera que toutes les transactions financières sont conformes à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.  En conséquence, la Direction de la dirigeante principale des finances passe en revue toutes les demandes de remboursement pour vérifier que tous les renseignements exigés ont été fournis pour, entre autres, corroborer les documents sur les distances parcourues, justifier les tarifs excédant les limites pour la ville, et justifier le séjour dans un hôtel qui ne figure pas sur la liste approuvée au préalable des fournisseurs du gouvernement.  Durant la planification des activités opérationnelles, le président approuve un plan global de déplacement, de sensibilisation, de conférence et d'accueil pour l'exercice financier en vue de donner aux gestionnaires délégués le pouvoir d'autoriser des frais de déplacement.  Ce plan est examiné tous les trois mois.  Les erreurs liées à des voyages sont consignées dans un document et présentées trimestriellement au Comité exécutif.  Ces erreurs pourraient aussi être notées dans les évaluations de gestion du rendement des gestionnaires délégués à compter de 2015-2016.  Afin d'assurer la conformité à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, l'Office a fourni et continuera de fournir de la formation supplémentaire au personnel administratif et aux gestionnaires.  Le plan de surveillance des contrôles internes de l'Office sera modifié pour insister davantage sur la question des voyages et fournir des renseignements au personnel de gestion qui pourra ainsi savoir si les lacunes ont été corrigées d'une manière durable.  Lorsque de la formation est donnée sur les voyages, les listes de participants sont tenues à jour et les documents de la formation sont affichés sur le site intranet à titre de référence.

Mesures prévues :
Terminées

Dirigeante principale des finances et adjoint à la dirigeante principale des finances

Terminé

5. L'Office devrait veiller à ce que tous les documents relatifs aux frais d'accueil soient conservés au dossier pour faire en sorte que :
  • les documents de planification justifient raisonnablement le besoin opérationnel d'engager des dépenses d'accueil et d'assumer les coûts des événements connexes;
  • au cours du processus d'approbation, on a envisagé le moyen le plus économique pour éviter ou minimiser les coûts liés à des événements d'accueil.

Moyenne

Réponse :
L'Office accepte les conclusions de la vérification.  En janvier 2015, l'Office a restructuré ses ressources internes afin de créer une équipe qui vérifiera que toutes les transactions financières sont conformes à la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences.  Le processus opérationnel établi aux fins des activités d'accueil a depuis été intégré, simplifié et amélioré.  En conséquence, la Direction de la dirigeante principale des finances passe en revue toutes les demandes d'activités d'accueil et de remboursement des frais pour veiller à ce que tous les renseignements exigés soient disponibles pour, entre autres, justifier les raisons pour lesquelles l'activité d'accueil était la solution la plus économique, vérifier que l'engagement des dépenses a été autorisé par une personne ayant le pouvoir délégué pour le faire et que la date y figure, et s'assurer que toutes les dépenses d'accueil soient approuvées avant l'événement.  Durant la planification des activités opérationnelles, on approuve un plan global de déplacements, de sensibilisation, de conférence et d'accueil pour l'exercice financier en vue de donner aux gestionnaires délégués le pouvoir d'autoriser des dépenses d'accueil.  Ce plan est examiné tous les trois mois. Les erreurs liées aux activités d'accueil sont consignées dans un document et présentées trimestriellement au Comité exécutif.  Ces erreurs pourraient aussi être notées dans les évaluations de gestion du rendement des gestionnaires délégués à compter de 2015-2016.  De plus, afin d'assurer la conformité à la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences, l'Office a fourni et continuera de fournir de la formation supplémentaire au personnel administratif et aux gestionnaires.  Le plan de surveillance des contrôles internes de l'Office sera modifié pour insister davantage sur les activités d'accueil et fournir des renseignements au personnel de gestion qui pourra ainsi savoir si les lacunes ont été corrigées d'une manière durable.  Lorsque de la formation est donnée sur les activités d'accueil, les listes de participants sont tenues à jour et les documents de la formation sont affichés sur le site intranet à titre de référence.

Mesures prévues :

Terminées

Dirigeante principale des finances et adjoint à la dirigeante principale des finances

Terminé

6. L'Office devrait veiller à ce que les demandes de congé des employés soient approuvées en temps opportun et par une personne ayant le pouvoir délégué de le faire.

Faible

Réponse :
L'Office accepte les conclusions de la vérification et mettra en œuvre les mesures ci-dessous pour donner suite aux recommandations :

Mesures prévues :

  1. L'Office documentera, simplifiera et mettra en œuvre un processus opérationnel révisé d'approbation des congés pour veiller à ce que tous les congés soient approuvés en temps opportun par une personne ayant le pouvoir délégué approuvé pour le faire.  La mise en œuvre de Mes RHGC permettra que seules les personnes ayant le pouvoir délégué puissent approuver des congés.
  2. Les Ressources humaines communiqueront officiellement avec les gestionnaires pour leur rappeler leur obligation d'approuver les congés dans des délais donnés.
  3. Les Ressources humaines surveilleront et documenteront les résultats de ce processus opérationnel pour veiller à ce que ce soit fait; les erreurs liées aux congés sont notées dans les évaluations de gestion du rendement de tous les gestionnaires délégués à compter de 2015-2016.

Directrice des ressources humaines

  1. Mars 2016
  2. Avril 2015
  3. Sur une base semestrielle débutant en septembre 2015
7. L'Office devrait veiller à ce que les évaluations de rendement soient fondées sur des objectifs de rendement prédéfinis qui ont été établis et consignés au début de la période d'évaluation du rendement et soient signées par toutes les personnes concernées.

Élevée

Réponse :
L'Office accepte les conclusions de la vérification.  En conséquence de l'initiative du Conseil du Trésor sur la gestion du rendement des fonctionnaires fédéraux, l'Office a mis en œuvre le processus prescrit d'établissement de rapport de gestion pour confirmer et documenter la réalisation des activités de gestion du rendement, et il communique les échéanciers pour les évaluations de rendement.  À compter de 2015-2016, un rapport sur le nombre d'ententes de rendement remplies sera remis à la directrice des Ressources humaines.  Les cas de non‑conformité sont consignés dans un document et présentés trimestriellement au Comité exécutif.  Ces cas pourraient également être notés dans les évaluations de gestion du rendement des gestionnaires délégués à compter de 2015-2016.

Mesures prévues :
Suivi afin d'assurer que l'évaluation et les objectifs de rendement respectent les délais prescrits.

Directrice des ressources humaines

April 30, 2015

8. L'Office devrait veiller à ce que l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements soient documentés et inscrits avec la bonne date, et qu'ils correspondent au montant de la valeur prévue.

Élevée

Réponse :
L'Office accepte les conclusions de la vérification.  En janvier 2015, l'Office a restructuré ses ressources internes afin de créer une équipe qui vérifiera que toutes les transactions financières sont conformes aux lois, aux règlements, aux politiques et aux pouvoirs délégués.  Cette équipe passe en revue toutes les transactions financières afin de satisfaire aux exigences de l'article 32.  Les gestionnaires et les adjoints administratifs utilisent une liste de vérification des factures pour documenter l'engagement des dépenses.  Les erreurs liées à l'application de l'article 32 sont consignées dans un document et présentées trimestriellement au Comité exécutif.  Les erreurs pourraient aussi être notées dans les évaluations de gestion du rendement des gestionnaires délégués à compter de 2015-2016.  Le plan de surveillance des contrôles internes de l'Office sera modifié pour insister davantage sur l'engagement des dépenses et fournir des renseignements au personnel de gestion qui pourra ainsi savoir si les lacunes ont été corrigées d'une manière durable.  L'Office veille maintenant à ce que l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements soient documentés et inscrits, et qu'ils soient datés correctement.  Lorsque de la formation est donnée sur l'engagement des dépenses, les listes de participants sont tenues à jour et les documents de la formation sont affichés sur le site intranet à titre de référence.

Mesures prévues :

Terminées

Dirigeante principale des finances et adjoint à la dirigeante principale des finances

Terminé

9. L'Office devrait veiller à ce que le processus de vérification des comptes soit daté correctement, accompagné de toutes les pièces justificatives, et qu'il soit effectué en temps opportun.

Élevée

Réponse :
L'Office accepte les conclusions de la vérification.  En janvier 2015, l'Office a restructuré ses ressources internes afin de créer une équipe qui vérifiera que toutes les transactions financières sont conformes aux lois, aux règlements, aux politiques et aux pouvoirs délégués.  Cette équipe passe en revue toutes les transactions financières afin de satisfaire aux exigences de l'article 34.  Les gestionnaires et les adjoints administratifs utilisent une liste de vérification des comptes pour documenter l'engagement des dépenses.  Les erreurs liées à l'application de l'article 34 sont consignées dans un document et présentées trimestriellement au Comité exécutif.  Les erreurs pourraient aussi être notées dans les évaluations de gestion du rendement des gestionnaires délégués à compter de 2015-2016.  Les processus opérationnels financier et administratif ont depuis été intégrés, simplifiés et améliorés.  De plus, l'Office a fourni et continuera de fournir de la formation supplémentaire au personnel administratif et aux gestionnaires par souci de conformité.  Le plan de surveillance des contrôles internes de l'Office sera modifié pour insister davantage sur la vérification des comptes et fournir des renseignements au personnel de gestion qui pourra ainsi savoir si les lacunes ont été corrigées d'une manière durable.  En conséquence, la Direction de la dirigeante principale des finances veille à ce que la vérification des comptes soit datée correctement, accompagnée de toutes les pièces justificatives, et effectuée en temps opportun.  Lorsque la formation est donnée sur la vérification des comptes, les listes de participants sont tenues à jour et les documents de la formation sont affichés sur le site intranet à titre de référence.

Mesures prévues :

Terminées

Dirigeante principale des finances et adjoint à la dirigeante principale des finances

Terminé

10. L'Office devrait veiller à ce que la demande de paiement soit effectuée en temps opportun et que les montants indiqués soient exacts.

Élevée

Réponse :
L'Office accepte les conclusions de la vérification.  L'Office accepte les conclusions de la vérification.  En janvier 2015, l'Office a restructuré ses ressources internes afin de créer une équipe qui vérifiera que toutes les transactions financières sont conformes aux lois, aux règlements, aux politiques et aux pouvoirs délégués.  Les processus opérationnels financier et administratif ont depuis été intégrés, simplifiés et améliorés.  Le plan de surveillance des contrôles internes de l'Office sera modifié pour insister davantage sur les demandes de paiement et fournir des renseignements au personnel de gestion qui pourra ainsi savoir si les lacunes ont été corrigées d'une manière durable.  En conséquence, la Direction de la dirigeante principale des finances veille à ce que les demandes de paiement soient effectuées en temps opportun et que les montants indiqués soient exacts.

Mesures prévues :

Terminées

Dirigeante principale des finances et adjoint à la dirigeante principale des finances

Terminé

Date de modification :