Rapport annuel sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'exercice financier 2010-2011

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Rapport annuel sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'exercice financier 2010-2011


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Partie I : Loi sur l'accès à l'information

1. Introduction

L'Office des transports du Canada est un organisme administratif indépendant du gouvernement du Canada. Il exerce deux principales fonctions au sein du réseau de transport fédéral :

  • Comme tribunal quasi judiciaire, l'Office règle, informellement et par l'intermédiaire du processus décisionnel formel, une gamme de différends liés au transport commercial et au transport des consommateurs, notamment les questions d'accessibilité pour les personnes ayant une déficience. Il a les attributions d'une cour lorsqu'il statue sur les différends.
  • Comme organisme de réglementation économique, l'Office prend des décisions, accorde des autorisations et délivre des permis et des licences aux transporteurs de compétence fédérale.

La Loi sur l'accès à l'information (LAI), promulguée en avril 1983, accorde à tous les citoyens canadiens et résidants permanents le droit de consulter les documents d'un organisme fédéral ou d'en obtenir copie, sauf dans des circonstances précises et restreintes.

Selon l'article 72 de la LAI, à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale doit établir, pour présentation au Parlement, un rapport annuel faisant état de l'application de la LAI au sein de cet organisme. Le présent rapport vise la période du 1er avril 2010 au 31 mars 2011.

2. Explication du rapport statistique récapitulatif

L'annexe A présente le formulaire SCT 350-62 intitulé « Rapport concernant la Loi sur l'accès à l'information » qui contient les données statistiques sur les demandes de consultation officielles déposées auprès de l'Office.

Au cours de la période visée, l'Office a traité dix demandes. Elles se répartissent comme suit en pourcentage et selon leur provenance : 23% des médias, 46% du secteur commercial et 31% du grand public.

Résultat des demandes traitées

De ces dix demandes, deux ont entraîné une divulgation entière, quatre ont entraîné une divulgation partielle, deux n'ont pu être traitées, une a été transférée et une autre a été abandonnée par le demandeur. L'annexe B fournit la liste des sujets des demandes reçues ainsi que les réponses de l'Office.

Consultations

En outre, l'Office a été consulté onze fois par d'autres organismes gouvernementaux qui répondaient à des demandes de documents relevant de leur compétence, mais qui provenaient de l'Office.

Exceptions invoquées

L'article 16 de la LAI a été invoqué une fois pour protéger l'intégrité des systèmes de communication.

L'article 19 de la LAI a été invoqué quatre fois pour protéger des renseignements personnels.

L'article 20 de la LAI a été invoqué deux fois pour protéger des renseignements commerciaux de nature confidentielle.

L'article 21 de la LAI a été invoqué une fois pour protéger les activités de l'Office.

Délais de traitement

Cinq demandes ont été traitées dans le délai prescrit de 30 jours, deux dans un délai de 31 à 60 jours et trois dans un délai de 61 à 120 jours.

Frais

L'Office se conforme aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor pour l'application des frais. Des frais sont exigés pour le traitement de toute demande. Toutefois, si la demande porte sur des renseignements auxquels le public a accès, les frais sont remboursés et la demande est traitée de manière informelle.

Aucuns frais pour la recherche ou la préparation n'ont été exigés pendant la période visée. Toutefois, si l'Office reçoit une demande qui exigerait une recherche particulièrement longue ou complexe, les frais entraînés seraient estimés et facturés, à moins qu'il y ait manifestement obligation d'informer le public.

L'Office examine une dispense des frais au cas par cas. Une dispense est accordée pour des frais de recherche et de préparation de moins de 25 $, puisqu'il serait peu rentable de percevoir un montant aussi minime.

Coûts de personnel et d'exploitation

Le coût total d'application de la LAI a été d'environ 61 593 $. Tous ces coûts sont rattachés aux coûts de personnel. Pour calculer les coûts de personnel, on a multiplié le taux horaire moyen de rémunération de l'Office par le nombre d'heures consacrées aux activités liées à l'accès à l'information. Ces coûts comprennent le coût de traitement des demandes, des consultations internes et avec d'autres ministères, de la production du rapport annuel et des rapports statistiques, de la mise à jour des publications sur Info Source, de la divulgation proactive, de l'offre de conseils, de la tenue de consultations concernant les demandes informelles, de la participation à des réunions, de la formation et des activités administratives générales.

Ces coûts ne tiennent pas compte du temps consacré par les responsables des programmes et les gestionnaires supérieurs à l'exercice de leurs responsabilités au titre de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, notamment l'examen des documents à divulguer et la prestation de conseils au bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.

3. Organisation des activités liées à l'accès à l'information

Au sein de l'Office, c'est le président qui est chargé de l'administration de la LAI et de la réglementation et des politiques connexes, et c'est à lui qu'incombe la responsabilité des décisions prises. Le président délègue des responsabilités en la matière à des employés de l'Office; une copie de l'ordonnance de délégation de pouvoirs indiquant les responsabilités déléguées et leurs délégataires est jointe à l'annexe D.

Le gestionnaire des Services de gestion des documents et de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels pour l'Office et détient, avec l'avocat général de l'Office, des pouvoirs délégués en la matière. Le coordonnateur reçoit l'appui d'un analyste principal de l'AIPRP à temps plein, et le personnel des Services de gestion des documents fournit, à temps partiel, une aide pour le traitement des demandes, au besoin.

Le coordonnateur reçoit et administre toutes les demandes officielles, puis les transmet au directeur général de la direction générale appropriée. Le rassemblement des documents se fait par le bureau de première responsabilité avec l'aide des Services de gestion des documents. L'examen et l'analyse des documents se font conjointement par le coordonnateur, les gestionnaires des programmes experts en la matière et la Direction générale des services juridiques de l'Office.

Les réponses aux demandes officielles sont rédigées par le coordonnateur, puis acheminées pour approbation au président de l'Office, par l'entremise de l'avocat général. Un dossier distinct est tenu pour chaque demande et un document de suivi sert à enregistrer les mesures administratives qui ont été prises. Il incombe au coordonnateur de gérer les consultations entre les ministères et les tiers.

4. Mise en œuvre du programme d'accès à l'information

La mise en œuvre du programme d'accès à l'information n'a soulevé ni problème, ni préoccupation importante d'ordre administratif. Conformément à une directive du Secrétariat du Conseil du Trésor, l'Office publiera en 2011-2012, un sommaire des demandes traitées chaque mois. Le Rapport annuel sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'exercice financier 2010-2011 sera également affiché sur le site Web de l'Office.

Formation

Un exposé sur la gestion de l'information, qui comprend un bref aperçu de la LAI sur l'accès à l'information, a été présenté aux nouveaux employés et mis à la disposition des employés actuels. Plusieurs exposés informels d'information sur l'AIPRP ont eu lieu à l'intention du personnel, et une séance d'information sur l'AIPRP a été élaborée et sera obligatoire pour tout le personnel en 2011-2012.

5. Mécanismes officiels et informels

Presque toutes les demandes de renseignements sont traitées de façon informelle par la direction générale compétente, puisque bon nombre des documents de l'Office sont habituellement rendus publics. La plupart des renseignements fournis à l'Office par les demandeurs et les autres parties sont mis à la disposition du public pour consultation. L'Office verse à ses archives publiques les documents concernant une instance qui sont déposés auprès de lui, à moins que la personne qui les dépose ne présente une demande de traitement confidentiel.

Les demandes informelles sont acheminées au coordonnateur de l'accès à l'information uniquement lorsqu'on soupçonne que les renseignements demandés sont de nature délicate et qu'ils pourraient constituer une exception. Les demandes officielles sont traitées de façon informelle si les renseignements demandés n'ont manifestement pas besoin d'être protégés.

6. Politiques et procédures organisationnelles

À l'heure actuelle, l'Office actualise ses politiques relatives à l'AIPRP et à la gestion de l'information pour que ces dernières tiennent compte du récent renouvellement des politiques effectué par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. L'approbation des politiques est prévue pour 2011-2012.

7. Enquêtes

Aucune plainte ni enquête n'a été reçue pendant la période visée.


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Partie II : Loi sur la protection des renseignements personnels

1. Introduction

L'Office des transports du Canada est un organisme administratif indépendant du gouvernement du Canada. Il exerce deux principales fonctions au sein du réseau de transport fédéral :

  • Comme tribunal quasi judiciaire, l'Office, informellement et par l'intermédiaire du processus décisionnel formel, une gamme de règle de différends liés au transport commercial et au transport des consommateurs, notamment les questions d'accessibilité pour les personnes ayant une déficience. Il a les attributions d'une cour lorsqu'il statue sur les différends.
  • Comme organisme de réglementation économique, l'Office prend des décisions, accorde des autorisations et délivre des permis et des licences aux transporteurs de compétence fédérale.

La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP), proclamée en 1983, protège les renseignements personnels des citoyens canadiens et des résidants permanents que le gouvernement canadien possède sur eux. La LPRP accorde aux personnes le droit d'examiner ces renseignements et protège les renseignements personnels en prescrivant la façon dont le gouvernement peut les recueillir, les utiliser, les communiquer, les conserver et les éliminer. Toute personne peut également demander la rectification de renseignements personnels qui, selon elle, sont erronés ou incomplets, et exiger qu'il soit fait mention des rectifications qui ont été demandées, mais refusées.

Selon l'article 72 de la LPRP, à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale doit établir, pour présentation au Parlement, un rapport annuel faisant état de l'application de la LPRP au sein de cet organisme. Le présent rapport vise la période du 1er avril 2010 au 31 mars 2011.

2. Explication du rapport statistique récapitulatif

L'annexe C présente le formulaire SCT 350-63 intitulé « Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels ».

Au cours de la période visée, l'Office a reçu quatre demandes d'accès à des renseignements personnels. L'Office ne conserve pas un grand nombre de fichiers de renseignements personnels, et le nombre de demandes d'accès à ces renseignements est habituellement faible.

Résultat de la demande traitée

Deux demandes ont entraîné une divulgation partielle et deux n'ont pu être traitées.

Exceptions invoquées

L'article 26 de la LPRP a été invoqué deux fois pour protéger des renseignements à propos d'une autre personne.

Délais de traitement

Deux demandes ont été traitées dans le délai prescrit de 30 jours et deux dans un délai de 31 à 60 jours.

Coûts de personnel et d'exploitation

Le coût total d'application de la LPRP a été d'environ 58,692 $. Tous ces coûts sont rattachés aux coûts de personnel. Pour calculer les coûts de personnel, on a multiplié le taux horaire moyen de rémunération de l'Office par le nombre d'heures consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels. Ces coûts comprennent le coût de traitement des demandes, des consultations, de traitement des questions de protection des renseignements personnels, de production du rapport annuel, de mise à jour des publications sur Info Source et des activités administratives générales.

3. Organisation des activités liées à la protection des renseignements personnels

Au sein de l'Office, c'est le président qui est chargé de l'administration de la LPRP, de la réglementation et des politiques connexes, et c'est à lui qu'incombe la responsabilité des décisions prises. Le président délègue des responsabilités en la matière à des employés de l'Office; une copie de l'ordonnance de délégation de pouvoirs indiquant les responsabilités déléguées et leurs délégataires est jointe à l'annexe D.

Le gestionnaire des Services de gestion des documents et de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels pour l'Office et détient, avec l'avocat général de l'Office, des pouvoirs délégués en la matière. Le coordonnateur reçoit l'appui d'un analyste principal de l'AIPRP à temps plein, et le personnel des Services de gestion des documents fournit, à temps partiel, une aide pour le traitement des demandes, au besoin.

Le coordonnateur reçoit et administre toutes les demandes officielles et détermine qui sera chargé de les traiter et de trouver les documents. L'examen et l'analyse des documents se font conjointement par le coordonnateur et la Direction générale des services juridiques de l'Office.

Les réponses aux demandes officielles sont rédigées par le coordonnateur, puis acheminées pour approbation au président de l'Office, par l'entremise de l'avocat général. Un dossier distinct est tenu pour chaque demande, et un document de suivi sert à enregistrer les mesures administratives qui ont été prises. Il incombe au coordonnateur de gérer les consultations entre les ministères et les tiers.

4. Mise en œuvre du programme de protection des renseignements personnels

La mise en œuvre du programme de protection des renseignements personnels n'a soulevé ni problème, ni préoccupation importante d'ordre administratif. La division de l'AIPRP devra se concentrer à faire connaître la LPRP et les exigences de la politique pour les recueillir, les utiliser, les communiquer, les conserver et les éliminer.

Formation

Un exposé sur la gestion de l'information, qui comprend un bref aperçu de la LPRP sur la protection des renseignements personnels, a été présenté aux nouveaux employés et mis à la disposition des employés actuels. Plusieurs exposés informels d'information sur l'AIPRP ont eu lieu à l'intention du personnel, et une séance d'information sur l'AIPRP a été élaborée et sera obligatoire pour tout le personnel en 2011-2012.

5. Mécanismes officiels et informels

Les demandes informelles sont acheminées au coordonnateur uniquement lorsqu'on soupçonne que les renseignements demandés sont de nature délicate et qu'ils pourraient constituer une exception.

La plupart des demandes des employés de l'Office concernant les renseignements contenus dans les fichiers normalisés de renseignements personnels sont traitées de manière informelle par la Direction des ressources humaines.

6. Politiques et procédures organisationnelles

À l'heure actuelle, l'Office examine et actualise ses politiques relatives à la protection des renseignements personnels et la gestion de l'information pour que ces dernières tiennent compte du récent renouvellement des politiques effectué par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

7. Enquêtes

Aucune plainte ni enquête n'a été reçue pendant la période visée.

8. Fichiers inconsultables

L'Office n'a aucun fichier de renseignements personnels qui a été approuvé comme fichier inconsultable en vertu du paragraphe 18(2) de la LPRP.

9. Usage et divulgation des renseignements

Des renseignements personnels ont été publiés dans Info Source, conformément aux fins prescrites. Au cours de l'année visée par le rapport, l'Office n'a divulgué des renseignements qu'en vertu de l'alinéa 8(2)a).

Il n'y a eu cette année aucune nouvelle activité de jumelage ou de partage de données.

10. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été entreprise et terminée au cours de la période visée.


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Annexe A : Rapport concernant la Loi sur l'accès à l'information

Institution : Office des transports du Canada

Période visée par le rapport : 1 avril 2010 au 31 mars 2011

Source des demandes

SourceNombre de demandes
Médias 3
Secteur universitatire 0
Secteur commercial 6
Organisme 0
Public 4

I Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

DemandesNombre de demandes nbsp;
Reçues pendant la période visée par le rapport 13
En suspens depuis la période antérieure 0
TOTAL 13
Traitées pendant la période visées par le rapport 10
Reportées 3

II Disposition à l'égard des demandes traitées

Disposition des demandesNombre de demandes
TOTAL 10
1. Communication totale 2
2. Communication partielle   4
3. Aucune communication (exclusion) 0
4. Aucune communication (exemption) 0
5. Transmission 1
6. Traitement impossible 2
7. Abandon de la demande 1
8. Traitement non officiel 0

III Exceptions invoquées

SectionNombre de demandes 
Art. 13(1)(a) 0
Art. 13(1)(b) 0
Art. 13(1)(c) 0
Art. 13(1)(d) 0
Art. 14 0
Art. 15(1) Relations internationales 0
Art. 15(1) Défense 0
Art. 15(1) Activités subversives 0
Art. 16(1)(a) 0
Art. 16(1)(b) 0
Art. 16(1)(c) 0
Art. 16(1)(d) 0
Art. 16(2) 1
Art. 16(3) 0
Art. 17 0
Art. 18(a) 0
Art. 18(b) 0
Art. 18(c) 0
Art. 18(d) 0
Art. 19(1) 4
Art. 20(1)(a) 0
Art. 20(1)(b) 2
Art. 20(1)(c) 0
Art. 20(1)(d) 0
Art. 21(1)(a) 0
Art. 21(1)(b) 1
Art. 21(1)(c) 0
Art. 21(1)(d) 0
Art. 22 0
Art. 23 0
Art. 24 0
Art. 26 0

IV Exclusions citées

SectionNombre de demandes
Art. 68(a) 0
Art. 68(b) 0
Art. 68 (c) 0
Art. 69(1)(a) 0
Art. 69(1)(b) 0
Art. 69(1)(c) 0
Art. 69(1)(d) 0
Art. 69(1)(e) 0
Art. 69(1)(f) 0
Art. 69(1)(g) 0

V Délai de traitement

Délai de traitementNombre de demandes
30 jours ou moins 5
De 31 à 60 jours 2
De 61 à 120 jours 3
121 jours ou plus 0

VI Prorogations des délais

TypeNombre de jours de retard
30 jours ou moins31 jours ou plus
TOTAL 2 3
Recherche 0 0
Consultation 1 0
Tiers 1 3

VII Traduction

Traductions Total
Traductions demandées : 0
Traductions préparées : De l'anglais au français 0
Traductions préparées : Du français à l'anglais 0

VIII Méthode de consultation

Méthode de consultationTotal
Copies de l'original 6
Examen de l'original 0
Copies et examen 0

IX Frais

TypeFrais net perçus
TOTAL

$60

Frais de la demande $60,00
Reproduction 0
Recherche 0
Préparation 0
Traitement informatique 0
Dispense de fraisNombre de fois$
25 $ ou moins 0 $0
De plus de 25 $ 0 $0

X Coûts

Financiers (raisons)

DépensesMontant
TOTAL $ 61 593
Traitement $ 61 593
Administration (fonctionnement et maintien) $ 0

Années-personnes utilisées (raison)

Années-personnes (nombre décimal)
0,78045


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Annexe B : Objet des demandes d'accès et réponses pour 2010-2011

Table 1: 2010-2011 Subjects of Access Inquiries and Responses
SubjectResponseFees
Information relating to results of benchmark surveys from users of the national transportation system. Unable to process. $5
Information relating to the overhead bridge in Oyama, BC. Disclosed in part. Exemption s.19(1). $5
Information relating to training of Agency staff. All disclosed. $5
Information relating to a mediation. Disclosed in part. Exemptions s. 19(1), 20(1)(b), 21(1)(b). $5
Information relating to a number of aviation related accidents. Abandoned by Applicant $5
Information relating to contracts / agreements of rental / leased office equipment. All disclosed. $5
Information relating to the use of a Standing Offer for temporary help. Unable to process. $5
Information relating to the City of Ottawa Transit Tunnel Project. Disclosed in Part. Exemptions s.16(2)(c), s.19(1) $5
Information relating to Insurance and Risk Management. Disclosed in part. Exemptions s. 19(1), 20(1)(b) $5
Information relating to Sunair Aviation Inc. Carried forward to next fiscal year. $5
Information relating to Numbered Company (Aviation) 777813 Ontario. Carried forward to next fiscal year. $5
Information relating to Sun (Air) Marketing (Canada). Carried forward to next fiscal year. $5
Information relating to a helicopter crash in Hope, British Columbia. Transferred $5


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Annexe C : Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Institution : Office des Transports du Canada

Période visée par le rapport : 1 avril 2010 au 31 mars 2011

I Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

DescriptionNombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 4
En suspens depuis la période antérieure 0
TOTAL 4
Traitées pendant la période visées par le rapport 4
Reportées 0

II Disposition à l'égard des demandes traitées

Disposition des demandesTotal
TOTAL 4
1. All disclosed / Communication totale 0
2. Disclosed in part / Communication partielle 2
3. Nothing disclosed (excluded) / Aucune communication (exclusion) 0
4. Nothing disclosed (exempt) / Aucune communication (exemption) 0
5. Unable to process / Traitement impossible 2
6. Abandonned by applicant / Abandon de la demande 0
7. Transferred / Transmission 0

III Exceptions invoquées

SectionNombre de demandes
Art. 18(2) 0
Art. 19(1)(a) 0
Art. 19(1)(b) 0
Art. 19(1)(c) 0
Art. 19(1)(d) 0
Art. 20 0
Art. 21 0
Art. 22(1)(a) 0
Art. 22(1)(b) 0
Art. 22(1)(c) 0
Art. 22(2) 0
Art. 23 (a) 0
Art. 23 (b) 0
Art. 24 0
Art. 25 0
Art. 26 2
Art. 27 0
Art. 28 0

IV Exclusions citées

SectionNombre de demandes
Art. 69(1)(a) 0
Art. 69(1)(b) 0
Art. 70(1)(a) 0
Art. 70(1)(b) 0
Art. 70(1)(c) 0
Art. 70(1)(d) 0
Art. 70(1)(e) 0
Art. 70(1)(f) 0

V Délai de traitement

Délai de traitementTotal
30 jours ou moins 2
De 31 à 60 jours 2
De 61 à 120 jours 0
121 jours ou plus 0

VI Prorogations des délais

TypeNombre de jours de retard
30 jours ou moins31 jours ou plus
TOTAL 2 0
Interruption des opérations 0 0
Consultation 2 0
Traduction 0 0

VII Traductions

TraductionsTotal
Traductions demandées 0
Traductions préparées : De l'anglais au français 0
Traductions préparées :Du français à l'anglais 0

VIII Méthode de consultation

MéthodeTotal
Copies given / Copies de l'original 2
Examination / Examen de l'original 0
Copies and examination / Copies et examen 0

IX Corrections et mention

DescriptionTotal
Corrections demandées 0
Corrections effectuées 0
Mention annexée 0

X Coûts

Financiers (raisons)

DépensesMontant
TOTAL $ 58 692
Traitement $ 58 692
Administration (fonctionnement et maintien) $ 0

Années-personnes utilisées (raisons)

Années-personnes (nombre décimal)
0,7437


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Annexe D : Délégation de pouvoirs

Office des transport du Canada

Délégation de pouvoirs

Accès à l'information et protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accés à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, je délègue tous les pouvoirs, responsabilités et fonctions précisées dans l'ordonnance de délégation de pouvoirs ci-annexée aux titulaires des postes qui figurent dans cette ordonnance, ainsi qu'à leurs remplaçants attitrés.

Geoffrey C. Hare

Président et premier dirigeant

Table 2 : Délégation de pouvoirs – Accès à l'information
MesureArticle de la Loi sur l'accès à l'informationFondé de pouvoirs
Avocat généralCoordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
1. Avis suite à une demande d'accès
  • Aviser par écrit la personne qui a fait la demande de ce qu'il sera donné ou non communication totale ou partielle du document.
7(a) (Aucune délégation)
2. Transfert à une autre institution
  • Transmettre la demande au responsable d'une autre institution davantage concernée.
8(1) X X
3. Prolongation de délai
  • Prolonger les délais et donner des avis à la personne qui a fait la demande et au Commissaire à l'information.
9 X X
4. Droits supplémentaires
  • Déterminer les droits supplémentaires exigibles en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 7 du Règlement, avis par écrit à l'auteur de la demande, dispense de droits.
11(2)(3)(4)(5)(6) X X
5. Version de la communication
  • Déterminer s'il est de l'intérêt public de traduire le document demandé dans une des deux langues officielles.
12(2) X X
6. Communication sur support de substitution
  • Déterminer s'il est nécessaire et raisonnable de donner accès au document dans un support de substitution à une personne ayant une déficience sensorielle.
12(3) X X
7. Exceptions
  • Déterminer s'il convient ou non d'exempter les renseignements suivants de la communication et d'exercer un pouvoir discrétionnaire, le cas échéant :
  (Aucune délégation)
a) Renseignements obtenus à titre confidentiel; 13  
b) Affaires fédéroprovinciales; 14
c) Affaires internationales et défense; 15
d) Enquêtes; 16
e) Sécurité des individus; 17
f) Intérêts économiques du Canada 18
g) Renseignements personnels; 19
h) Renseignements de tiers; 20
i) Avis, etc. 21
j) Examens et vérifications; 22
j) Secret professionnel des avocats; 23
l) Interdictions fondées sur d'autres lois. 24
8. Prélèvements
  • Déterminer si l'information faisant l'objet d'une exception peut être retirée de la communication.
25 (Aucune délégation)
9. Communication dans le but d'une publication
  • Déterminer s'il convient de refuser la communication s'il y a des motifs raisonnables de croire que la communication sera publiée dans les quatre-vingt-dix jours suivant la demande.
26 (Aucune délégation)
10. Avis aux tiers
  • Donner un avis écrit au tiers de l'intention de divulguer l'information contenue dans la communication qui pourrait toucher celui-ci et prolonger le délai prévu.
27(1)(4) X X
11. Avis aux tiers - observations
  • Examiner les observations du tiers, prendre une décision quant à la communication du document, donner avis de sa décision au tiers et autoriser la présentation orale des observations.
28(1)(2)(4) (Aucune délégation)
12. Recommandation du Commissaire à l'information
  • Avis écrit envoyé à la personne qui a fait la demande et au tiers à propos de la décision de donner communication sur la recommandation du Commissaire à l'information.
29(1) (Aucune délégation)
13. Informer le Commissaire à l'information de l'engagement du tiers
  • Mentionner au Commissaire à l'information le nom du tiers qui a reçu l'avis prévu au paragraphe 27(1) ou qui l'aurait reçu si l'Office avait eu l'intention de donner communication du document.
33 X X
14. Droit de présenter des observations
  • Présenter les observations au Commissaire à l'information dans le cadre d'une enquête.
35(2) Le coordonnateur de l'AIPRP, l'avocat conseil, l'avocat et le personnel relié au programme peuvent donner de l'information au cours de l'enquête.
15. Avis au Commissaire à l'information de mesures prises ou proposées
  • Lorsqu'approprié, donner avis au Commissaire à l'information des mesures prises ou envisagées pour la mise en œuvre de ses recommandations, ou des motifs invoqués pour ne pas y donner suite.
37(1)(b) (Aucune délégation)
16. Communication accordée au plaignant
  • Lorsque la décision de communiquer a été prise, accorder la communication.
37(4) X X
17. Avis au tiers (demande de recours en révision devant la Cour)
  • Sur réception d'un avis de recours en révision devant la Cour en vertu des articles 41 ou 42, donner un avis écrit de la demande au tiers.
43(1) X  
18. Avis à la personne qui a fait la demande (demande de recours en révision par un tiers)
  • Aviser par écrit la personne qui avait demandé communication du document.
44(2) X  
19. Règles spéciales
  • Les recours visés aux articles 41 ou 42 et portant sur les cas de refus de donner communication (ou recours en révision) en raison des alinéas 13(1) (a) ou (b) ou de l'article 15 (affaires internationales ou défense), l'institution fédérale concernée peut demander que l'audition ait lieu dans la région de la capitale nationale et elle peut demander que les observations soient faites ex parte.
52(2)(3) X  
20. Exclusion des renseignements protégés des manuels
  • Refus de communication partielle de manuels, conformément aux critères d'exceptions.
(Aucune délégation)
21. Rapport annuel
  • Présenter le rapport annuel au Parlement.
72(1) (Aucune délégation)
22. Responsabilités en vertu des articles 6 et 8 du Règlement sur l'accès à l'information : 77  
  • Paragraphe 6(1) : Consentir à donner suite à la demande dans le délai prévu par la Loi
X X
  • Paragraphe 8(1) : Déterminer que la préférence du demandeur d'obtenir des copies n'est pas acceptable conformément aux alinéas 8(1)(a) et (b) et que ce sont les documents originaux qui doivent être consultés.
X X
  • Paragraphe 8(2) : Déterminer que la préférence du demandeur d'examiner les documents n'est pas acceptable conformément aux alinéas 8(2)(a) et (b) et que des copies seront délivrées.
X X
  • Paragraphe 8(3) : Fournir des installations convenables pour la consultation, fixer à cette fin une heure et veiller à ce que les droits soient acquittés.
X X
Table 3: Délégation de pouvoirs – protection des renseignements personnels
MesureArticle de la Loi sur la protection des renseignements personnelsFondé de pouvoirs
Avocat généralCoordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
1. Communication des renseignements personnels
  • Autoriser la communication des renseignements personnels pour des fins de recherche et dans l'intérêt du public ou l'intérêt du particulier.
8(2)(j)(m)   (Aucune délégation)
2. Demandes d'organismes d'enquête
  • Conserver une copie des demandes ainsi qu'une mention des renseignements communiqués.
8(4)   X
3. Avis de communication au Commissaire à la protection de la vie privée dans le cas de l’alinéa 8(2)m)
  • Aviser le Commissaire de la communication de renseignements personnels d’intérêt public et pouvant clairement favoriser les particuliers auxquels les renseignements sont reliés.
(5) (Aucune délégation)
4. Relevé
  • Conserver un relevé de l'usage ou de la communication de renseignements personnels lorsque l'usage ou la communication ne figure pas à l'InfoSource, et joindre le relevé aux renseignements personnels.
9(1)   X
5. Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée d'usages compatibles
  • Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée de l'usage qui a été fait des renseignements ou pour lequel ils ont été communiqués, lorsque cet usage ou communication ne figure pas à l'InfoSource et actualiser l'information dans l'édition suivante du répertoire.
9(4) (Aucune délégation)
6. Renseignements personnels versés dans les fichiers de renseignements personnels
  • Verser tous les renseignements personnels qui relèvent de l'Office dans des fichiers de renseignements personnels.
10   X
7.Réponse aux demandes de communication
  • Aviser par écrit la personne qui a fait la demande, qui n'est pas un employé ou un agent de l'Office, de ce qu'il sera donné ou non communication des renseignements et procéder à la communication si l'accès est permis.
  • Aviser par écrit la personne qui a fait la demande, qui est un employé ou un agent de l'Office, de ce qu'il sera donné ou non communication totale ou partielle des renseignements et procéder à la communication si l'accès est permis.
14 X  
 8. Prorogation du délai
  • Proroger le délai de réponse aux demandes de communications.
15 X X
 9. Version de la communication
  • Décider de la nécessité de faire traduire les renseignements.
17(2)(b) X X
 10. Communication sur support de substitution
  • Déterminer s'il est nécessaire et raisonnable de communiquer à une personne ayant une déficience sensorielle les renseignements sur un support de substitution.
17(3)(b) X X
11. Fichiers inconsultables
  • Refuser la communication des renseignements personnels versés dans des fichiers inconsultables.
18(2) (Aucune délégation)
12. Exceptions
  • Déterminer s'il convient ou non d'exempter les renseignements suivants de la communication de renseignements personnels demandés par une partie autre que les employés ou les agents de l'Office, de refuser la communication et d'exercer un pouvoir discrétionnaire, le cas échéant :
  X  
a) Renseignements personnels obtenus à titre confidentiel; 19(1)(2)
b) Affaires fédéroprovinciales; 20
c) Affaires internationales et défense; 21
d) Enquêtes; 22
e) Renseignements personnels recueillis par un organisme d'enquête dans le cadre d'une demande d'autorisation de sécurité; 23
f) Renseignements personnels recueillis par le Service correctionnel du Canada ou la Commission nationale des libérations conditionnelles; 24
g) Sécurité des individus; 25
h) Renseignements concernant un autre individu; 26
i) Secret professionnel des avocats; 27
j) Dossiers médicaux. 28
13. Réception d'un avis d'enquête
Recevoir l'avis d'enquête du Commissaire à la protection de la vie privée.
31 X  
14. Droit de présenter des observations
Présenter des observations au Commissaire à la protection de la vie privée au cours d'une enquête.
3(2) Le coordonnateur de l'AIPRP, l'avocat conseil, l'avocat et le personnel relié au programme peuvent donner de l'information au cours de l'enquête.
15. Rapport du Commissaire à la protection de la vie privée
Recevoir le rapport du Commissaire sur les résultats et donner avis des mesures prises.
35(1) X  
16. Communication accordée au plaignant
Accorder au plaignant la communication de renseignements personnels suite à l'avis de l'alinéa 35(1)(b).
35(4) X X
17. Examen des fichiers inconsultables
Recevoir les résultats d'enquête du Commissaire sur les fichiers inconsultables.
36(3) (Aucune délégation)
18. Enquête de conformité
Recevoir les résultats du rapport du Commissaire à l'issue d'une enquête de conformité selon les articles 4 à 8.
37(3) (Aucune délégation)
19. Règles spéciales
Demander que les auditions prévues à l'article 51 aient lieu dans la région de la capitale nationale.
  • Les recours visés aux articles 41 ou 42 et portant sur les cas de refus de donner communication (ou recours en révision) en raison des alinéas 13(1) a) ou b) ou de l'article 15 (affaires internationales ou défense), l’institution fédérale concernée peut demander que l’audition ait lieu dans la région de la capitale nationale et elle peut demander que les observations soient faites ex parte.
 
51(2)(b) X  
20. Exclusion des renseignements protégés des manuels
  • Refus de communication partielle de manuels, conformément aux critères d’exceptions.
51(3) X  
21. Rapport annuel
  • Présenter le rapport annuel au Parlement.
72(1) (Aucune délégation)
22. Responsabilités en vertu des articles 9, 11, 13 et 14 du Règlement sur la protection des renseignements personnels 77    
  • Article 9 : Fournir des installations convenables et le temps requis pour examiner les renseignements.
X X
  • Paragraphe 11(2) : Sur réception d'un formulaire de demande de correction, aviser l'individu concerné que les corrections demandées ont été effectuées en aviser les personnes visées aux alinéas 11(2)(b) et c).
X  
  • Paragraphe 11(4) : Si la demande de correction est refusée, annexer aux renseignements personnels une mention précisant qu'une demande de correction a été refusée et en aviser les personnes visées aux alinéas 11(4)(b), (c) et (d).
X  
  • Paragraphe 13(1) : Communication de renseignements concernant les dossiers médicaux à un médecin ou à un psychologue pour que celui-ci donne son avis l'individu quant à savoir si la prise de connaissance de ces renseignements par l'individu lui porterait préjudice.
X  


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