Résumé des rôles : les parties et le médiateur

Médiation préalable
Votre rôleRôle du médiateur
  • Être disponible et réceptif
  • Signer le Consentement à la médiation
  • Se préparer pour la médiation :
    • Penser aux principales questions
    • Préparer un mot d’ouverture
    • Tenter de déterminer quels sont vos intérêts et vos besoins
    • Chercher d’éventuelles solutions
    • Réfléchir aux solutions de rechange
    • Prendre en considération le point de vue, les intérêts et les solutions de rechange de l’autre partie
  • Dans le cas d’une plainte de groupe, les membres du groupe doivent fournir les renseignements suivants :
    • le porte-parole autorisé;
    • une liste des personnes que le porte-parole représente, avec une preuve d’autorisation de représentation;
    • tout document de constitution en personne morale ;
    • une description du groupe, y compris, mais sans s’y limiter, les intérêts des membres à la plainte et l’emplacement géographique précis du lieu de résidence de ses membres
  • Expliquer en quoi consiste la médiation et répondre aux questions
  • Confirmer quelles sont les questions et offrir des éclaircissements à leur égard
  • Être impartial
  • Établir les règles de base de la médiation
  • Préserver la confidentialité des renseignements
  • Communiquer aux parties les renseignements de base à propos du processus de médiation, comme l’outil d’information sur la médiation, afin qu’elles se familiarisent avec le processus, comprennent ce qu’on attend d’elles et préparent les questions avant l’entrevue téléphonique
  • Demander aux parties de donner des renseignements sur l’emplacement de la séance de médiation, les personnes qui participeront à la médiation et les disponibilités des parties au cours des 30 jours suivants
  • Parler aux parties séparément au téléphone, avant la médiation
  • S’assurer que tous les participants ont signé le Consentement à la médiation
Séance de médiation : Introduction
Votre rôleRôle du médiateur
  • S’entendre sur les règles de base
  • Faire preuve de curiosité et poser des questions
  • Confirmer le pouvoir de règlement
  • Participer de bonne foi
  • Donner le ton et passer en revue les règles de base
  • Encourager les parties à tenir compte du point de vue de l’autre en ce qui a trait au différend
  • Orienter les parties dans l’examen de leurs intérêts et besoins respectifs
  • Passer en revue le Consentement à la médiation et souligner les principaux paramètres, comme la confidentialité, la participation volontaire et l’impartialité
  • Faciliter la communication et garder les parties concentrées
  • Vérifier le pouvoir de règlement
  • Aider les parties à se concentrer sur l’avenir plutôt que sur le passé, et sur leurs intérêts plutôt que sur leurs positions
  • Évaluer continuellement s’il est de mise de poursuivre le processus de médiation et, au besoin, songer à y mettre fin
Séance de médiation : Cerner les questions et établir l’ordre du jour
Votre rôleRôle du médiateur
  • Préparer un mot d’ouverture :
    • Faire part de votre point de vue en ce qui concerne les faits et les questions, de manière ouverte, respectueuse et honnête
    • Cerner les questions dont il faudra discuter
    • Déterminer vos objectifs
  • Prêter une oreille attentive à l’autre partie :
    • Tenter de comprendre le point de vue de l’autre partie
  • Poser des questions visant à obtenir des éclaircissements
  • Écouter les parties
  • Inviter les parties à définir les questions à traiter et à les mettre en ordre de priorité
  • Poser des questions pour obtenir des éclaircissements
  • Saisir et délimiter les questions de façon neutre
Séance de médiation : Examiner les questions et les intérêts
Votre rôleRôle du médiateur
  • Partager de l’information
  • Chercher à comprendre les besoins et les intérêts exprimés par l’autre partie
  • Trouver des options pour régler le différend
  • Comprendre que la première responsabilité pour régler les questions revient aux parties et non au médiateur
  • Faire savoir clairement ce qui est important pour vous
  • Communiquer des renseignements complets
  • Aider les parties à passer d’une négociation axée sur les positions à une négociation axée sur les intérêts
  • Aider les parties à élaborer des options de règlement de différend viables et à évaluer les différentes options en fonction de critères objectifs
  • Se concentrer à régler le problème et à voir à ce que les parties connaissent et comprennent les questions et les solutions raisonnables possibles
Séance de médiation : Formuler et évaluer les options
Votre rôleRôle du médiateur
  • Soulever toutes les options qui pourraient permettre de régler le différend : remue-méninges
  • Évaluer la faisabilité et la viabilité des options
  • Trouver des solutions possibles
  • Procéder à un examen objectif – c.‑à‑d. évaluer la viabilité et la faisabilité des options définies
  • Dans le cas d’une impasse, chaque partie peut avoir une aide individuelle pour évaluer les forces et les faiblesses de ses positions, et être conseillée sur des options qui pourraient l’aider à obtenir satisfaction lors du règlement de son différend
Séance de médiation : Parvenir à un accord
Votre rôleRôle du médiateur
  • Rédiger l’ébauche du règlement extrajudiciaire
  • Entrevoir les répercussions à court et à long termes du règlement extrajudiciaire
  • Signer et dater le règlement extrajudiciaire
  • Concrétiser les options (qui fera quoi? où? quand?)
  • Clore la séance de médiation
Négociation postérieure à la médiation
Votre rôleRôle du médiateur
  • Déterminer si vous déposerez le règlement extrajudiciaire conformément au paragraphe 36.1(7) de la LTC
  • Déterminer si les questions non réglées seront soumises au processus décisionnel formel de l’Office ou à un autre processus de règlement des différends
  • Remplir un sondage pour donner de la rétroaction sur le processus de médiation. L’Office tient compte de cette rétroaction, car il améliore continuellement ses services de médiation
  • Informer l’Office de l’issue de la médiation
  • Respecter la confidentialité du processus de médiation
  • Détruire toute note personnelle prise lors du processus de médiation
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