Rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2018 2019

Table des matières

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP), promulguée en 1983, protège les renseignements personnels des citoyens canadiens et des résidents permanents que le gouvernement canadien possède sur eux. La LPRP accorde aux personnes le droit d’accéder à leurs renseignements personnels et protège les renseignements personnels en prescrivant la façon dont l’État peut les recueillir, les utiliser, les communiquer, les conserver et les éliminer. Toute personne peut également demander la correction de renseignements personnels qui, selon elle, sont erronés ou incomplets, et demander qu’une mention soit jointe aux renseignements personnels pour lesquels les corrections ont été refusées.

L’article 72 de la LPRP exige qu’à la fin de chaque exercice, le responsable d’une institution fédérale établisse pour présentation au Parlement le rapport d’application de la Loi en ce qui concerne son institution.

Le présent rapport vise la période du 1er avril 2018 au 31 mars 2019.

À propos de l’Office des transports du Canada

L’Office des transports du Canada (OTC) est un tribunal quasi judiciaire indépendant et un organisme de réglementation qui a, à toute fin liée à l’exercice de sa compétence, toutes les attributions d’une cour supérieure.

L’OTC est responsable de l’encadrement d'un réseau de transport national très vaste et complexe, pierre angulaire du bien-être économique et social de la population canadienne.

L’équipe de décideurs de l’OTC est constituée de membres réguliers nommés par le gouverneur en conseil et de membres temporaires nommés par le ministre des Transports et tirés d’un bassin de candidats préapprouvés par le gouverneur en conseil. Les principales fonctions des membres comprennent la prise de décisions judiciaires et de déterminations réglementaires, l’établissement de règlements, ainsi que la désignation d’employés de l’OTC en tant qu’agents verbalisateurs.

L’OTC a trois mandats fondamentaux :

  • Veiller à ce que le réseau de transport national fonctionne efficacement et harmonieusement, dans l’intérêt de tous les Canadiens : à partir de ceux qui y travaillent et y investissent, en passant par les producteurs, les expéditeurs, les voyageurs et les entreprises qui l’utilisent, jusqu’aux collectivités où il est exploité.
  • Protéger le droit fondamental des personnes handicapées à un réseau de transport accessible.
  • Offrir aux passagers aériens un régime de protection du consommateur.

Pour accomplir ces mandats, l’OTC dispose de trois outils :

  • Prise de règlements : L’OTC élabore et applique des règles de base pour encadrer les droits et les responsabilités des fournisseurs et des utilisateurs de services de transport et faire en sorte que les règles du jeu soient les mêmes pour tous parmi les concurrents. Ces règles se traduisent parfois par des règlements exécutoires, et parfois par des lignes directrices, des codes de pratiques et des notes d’interprétation à caractère moins formel.
  • Règlement des différends : L’OTC règle des différends entre, d’une part, des fournisseurs de services de transport, et d’autre part, leurs clients et voisins, grâce à une gamme d’outils, soit la facilitation et la médiation, ainsi que l’arbitrage et le processus décisionnel formel.
  • Information : L’OTC fournit de l’information concernant le réseau de transport, les droits et les responsabilités des fournisseurs et des utilisateurs de services de transport, et la législation et les services qu’il offre.

Structure organisationnelle du bureau de l’AIPRP

Durant la présente période visée par le rapport, le bureau d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) faisait partie de la Direction de la gestion de l’information et des services de la technologie (DGIST). Le bureau est composé d’une coordonnatrice de l’AIPRP qui relève du directeur de la DGIST, et d’une adjointe administrative.

La coordonnatrice de l’AIPRP est responsable des activités quotidiennes liées à l’application de la Loi sur l'accès à l'information (LAI) et de la LPRP et doit voir au respect des exigences des lois, des politiques et des directives et de tout autre instrument de politique de l’AIPRP publiés par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Voici certaines des activités du bureau de l’AIPRP :

  • traiter les demandes de renseignements présentées en vertu de la LAI et les demandes de renseignements personnels présentées en vertu de la LPRP;
  • répondre aux demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales;
  • fournir des conseils et des directives aux demandeurs et sensibiliser les employés de l’OTC;
  • élaborer, mettre à jour et appliquer les procédures et les pratiques de l’OTC liées à l’application de la LAI et de la LPRP;
  • collaborer avec le Commissariat à l’information et le Commissariat à la protection de la vie privée lors du traitement des plaintes;
  • préparer les rapports statistiques et les rapports annuels à présenter au Parlement en ce qui concerne l’application des lois de LAI et de la LPRP.

Principe de la transparence de la justice

Dans son rôle en tant que tribunal quasi judiciaire, l’OTC a les attributions d’une cour lorsqu’il statue sur les différends, et il est donc lié par le principe de la transparence de la justice. Cela signifie que les instances de l’OTC doivent être ouvertes et accessibles à tous les Canadiens.

Toute présentation ou tout document déposé auprès de l’OTC dans le cadre de son processus décisionnel formel sera versé aux archives publiques sans suppression de renseignements, à moins qu’une requête de confidentialité ait été déposée auprès de l’OTC et qu’il l’ait acceptée. Les demandes de renseignements sur les décisions rendues dans une instance de règlement des différends sont traitées de façon informelle, et les documents sont communiqués intégralement à moins qu’une requête de confidentialité ait été accordée.

Bien que les demandes de renseignements figurant dans les archives publiques soient traitées de façon informelle par d’autres secteurs de l’OTC, le bureau de l’AIPRP doit également appliquer le principe de la transparence de la justice lorsque ces documents font partie d’une réponse à une demande présentée en vertu de la LPRP.

Délégation par arrêté

La délégation par arrêté énonce les attributions touchant l’application de la LPRP qui ont été déléguées par le responsable de l’institution, et précise à qui elles ont été déléguées.

En mai 2016, le président et premier dirigeant, à titre de responsable de l’OTC, a délégué les pleines responsabilités associées à l'administration de la LPRP au directeur de la DGIST et à la dirigeante principale, ainsi que des pouvoirs partiels à la coordonnatrice de l’AIPRP.

Une copie signée de l’instrument de délégation est jointe à l’annexe B.

Points saillants du rapport statistique de 2018 2019

Suite at départ des personnes qui occupaient les postes de coordonnateur et d’adjoint administratif, l’OTC a dû rebâtir son bureau de l’AIPRP et y nommer une nouvelle personne à titre de coordonnatrice qui reprendrait les activités liées à l’application de la LPRP. Le 1er avril 2019, l’OTC a accueilli une nouvelle coordonnatrice à qui il a confié ses activités d’AIPRP.

Demandes reçues en vertu de la Loi, consultations et demandes informelles

Au cours de la période visée par le rapport, l’OTC a reçu six nouvelles demandes présentées en vertu de la LPRP, soit trois de plus (50 %) qu’à l’exercice précédent.

L’OTC n’avait aucune demande en suspens reportée de l’année précédente, donc il a pour l’instant six demandes actives. Il a réussi à en fermer quatre à l’intérieur des délais prescrits, puis en a reporté deux qui feront partie du rapport de l’exercice 2019-2020.

Aucune demande de consultation n’a été reçue et aucune demande informelle n’a été traitée au bureau de l’AIPRP.

Aperçu des demandes reçues et remplies par le bureau de l’AIPRP au cours des quatre dernières années

Exercice financier Demandes reçues Demandes remplies*
2018-2019 6 4
2017-2018 3 4
2016-2017 6 5
2015-2016 1 1
2014-2015 1 1

*comprend les demandes en suspens de l’exercice précédent

Disposition des demandes remplies

L'OTC a pris les dispositions suivantes concernant les demandes remplies : un cas de communication complète de renseignements au demandeur; deux cas de communication partielle de renseignements aux demandeurs; et un cas où aucun renseignement n’a été communiqué au demandeur, car il n’existait aucun document.

Demandes remplies : délai d’exécution et prorogations

Des quatre demandes remplies au cours de la période visée par le rapport, une demande (25 %) a été remplie en 15 jours ou moins, et trois (75 %) l’ont été en 30 jours.

La LPRP permet aux institutions de proroger le délai de traitement d’une demande d’une période maximale de 30 jours dans l’un ou l’autre des cas suivants :

  • Alinéa 15(a)i) : l’observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution;
  • Alinéa 15(a)ii) : les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l’observation du délai.

Elles peuvent également proroger le délai pour une période raisonnable si une période supplémentaire est nécessaire aux fins de traduction ou pour présenter les renseignements personnels sur un support de substitution.

Aucune prorogation n’a été nécessaire. Les quatre demandes ont été remplies dans les délais prescrits.

Exemptions et exclusions

Les exceptions et les exclusions sont les seuls motifs pour refuser de communiquer des renseignements qui se retrouvent dans des documents demandés en vertu de la LPRP, et leur application est limitée et précise. L’article 26 permet de refuser la communication de renseignements personnels qui portent sur un autre individu que celui qui fait la demande; or, cette disposition a été invoquée à l’égard de deux demandes et elle est encore celle qui a été la plus utilisée au cours des cinq dernières années.

La LPRP indique que certains types de documents sont exclus de son application, plus précisément les documents auxquels le public a accès (article 69) et les documents confidentiels du Cabinet (article 70). L’OTC n’a pas invoqué d’exclusion à l’égard des demandes remplies au cours de la période visée par le rapport.

Le rapport statistique de l’OTC sur la LPRP pour la période de 2018-2019 est présenté à l’annexe A.

Formation

Pendant la période visée par le rapport, le bureau de l’AIPRP a fourni des directives aux cadres et aux employés au sujet des exigences de la LPRP au moyen d’un dialogue continu et de discussions informelles. Toutefois, le bureau de l’AIPRP n’a donné aucune formation au cours de la période visée par le rapport.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Pendant la période visée par le rapport, le bureau de l’AIPRP s’est efforcé d’améliorer et de mettre à jour les processus pour permettre aux employés de l’OTC de mieux comprendre leur rôle et leurs responsabilités et ainsi de mieux répondre aux exigences de la LPRP. Le bureau met à jour ses lignes directrices en matière d’AIPRP afin qu’elles décrivent mieux les rôles et les responsabilités à chaque étape liée aux demandes d’AIPRP que l’OTC reçoit. Le bureau de l'AIPRP travaille plus précisément sur les rôles et les responsabilités des agents de liaison en ce qui concerne la recherche et l’extraction de documents pour maximiser l’efficacité de traitement et voir à ce que les demandeurs reçoivent rapidement l’information demandée. Le bureau a également examiné et mis à jour l’accès des employés au Système de gestion des documents et de l’information (SGDDI) et au système de gestion de cas Access Pro Case Management (APCM) du bureau de l’AIPRP pour que l’accès aux renseignements personnels ne soit donné aux personnes qu’en fonction de leur « besoin de savoir ».

Résumé de dossiers clés et des mesures prises en lien avec des plaintes ou des vérifications

Au cours de la période visée par le dernier rapport, le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) a avisé l’OTC d’une plainte dans laquelle la personne allègue que l’OTC a contrevenu aux dispositions d’accès prévues de la LPRP pour avoir indûment invoqué des exceptions. L’enquête du CPVP est en cours.

Durant la période visée par le rapport, le CPVP a fermé deux plaintes : il a fermé la première en début de processus. Le plaignant alléguait que l’OTC avait contrevenu aux dispositions sur la communication des renseignements de la LPRP en communicant de manière indue, sur son site Web, une décision liée aux renseignements personnels du plaignant.

Le CPVP a fermé la deuxième plainte, jugeant qu’elle n’était pas fondée. Le plaignant alléguait que l’OTC avait contrevenu aux dispositions de la LPRP sur l’usage et la communication de renseignements pour avoir divulgué une adresse de courriel personnelle en l’inscrivant dans le champ de copie conforme de courriels transmis par l’OTC à plus de 100 demandeurs dans le cadre du règlement d’un différend avec une compagnie aérienne.

Surveillance de la conformité

Au cours de la période visée par le rapport, l’OTC a continué d’utiliser le système de gestion de cas Access Pro pour suivre et surveiller toutes les activités administratives et fixer des dates d’échéance en vue de respecter les délais législatifs. Les dates d’échéance pour toutes les mesures ont été communiquées au personnel, et des rappels ont été envoyés au besoin. Toutes les mesures prises ont également été détaillées dans un outil distinct de suivi, et l’état d’avancement du traitement de chaque demande est communiqué chaque semaine à la dirigeante principale et au directeur de la DGIST.

Aucune demande de correction de renseignements personnels n’a été présentée au cours de l’année visée par le rapport.

Atteinte substantielle à la vie privée

Aucun cas d’atteinte substantielle à la vie privée n’a été signalé pendant la période visée par le rapport.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

L’OTC n’a effectué aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée en 2018-2019.

Communications dans l’intérêt public

Au cours de la période visée par le rapport, l’OTC n’a communiqué aucun renseignement en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la LPRP.

Annexe A : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Période visée par le rapport : 1er avril 2018 au 31 mars 2019

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 6
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0
Total 6
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 4
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 2

Partie 2 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Délai de traitement
Disposition des demandes 1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 1 0 0 0 0 0 0 1
Communication partielle 0 2 0 0 0 0 0 2
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 1 0 0 0 0 0 1
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 3 0 0 0 0 0 4

2.2 Exceptions

Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)(a) 0
19(1)(b) 0
19(1)(c) 0
19(1)(d) 0
19(1)(e) 0
19(1)(f) 0
20 0
21 0
22(1)(a)(i) 0
22(1)(a)(ii) 0
22(1)(a)(iii) 0
22(1)(b) 0
22(1)(c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23(a) 0
23(b) 0
24(a) 0
24(b) 0
25 0
26 2
27 0
28 0

2.3 Exclusions

Article Nombre de demandes
69(1)(a) 0
69(1)(b) 0
69.1 0
70(1) 0
70(1)(a) 0
70(1)(b) 0
70(1)(c) 0
70(1)(d) 0
70(1)(e) 0
70(1)(f) 0
70.1 0

2.4 Support des documents communiqués

Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 0 1 0
Communication partielle 0 2 0
Total 0 3 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 5 5 1
Communication partielle 228 77 2
Exception totale 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
Total 233 82 3
2.5.2 Relevant pages traitées and disclosed by size of requests
Moins de 100 pages traitées
Disposition Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 1 5
Communication partielle 0 0
Exception totale 0 0
Exclusion totale 0 0
Demande abandonnée 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0
Total 1 5
101-500 pages traitées
Disposition Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 0 0
Communication partielle 2 77
Exception totale 0 0
Exclusion totale 0 0
Demande abandonnée 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0
Total 2 77
501-1000 pages traitées
Disposition Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 0 0
Communication partielle 0 0
Exception totale 0 0
Exclusion totale 0 0
Demande abandonnée 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0
Total 0 0
1001-5000 pages traitées
Disposition Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 0 0
Communication partielle 0 0
Exception totale 0 0
Exclusion totale 0 0
Demande abandonnée 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0
Total 0 0
Plus de 5000 pages traitées
Disposition Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 0 0
Communication partielle 0 0
Exception totale 0 0
Exclusion totale 0 0
Demande abandonnée 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0
Total 0 0
2.5.3 Other complexities
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non-respect du délai législatif
Motif principal
Nombre de demandes fermées après le délai législatif Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
0 0 0 0 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0

2.7 Demandes de traduction

Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)(e) Alinéa 8(2)(m) Paragraphe 8(5) Total
0 0 0 0

Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues Nombres
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

Partie 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Disposition des demandes où le délai a été prorogé 15(a)(i) - Entrave au fonctionnement 15(a)(ii) Consultation - Article 70 15(a)(ii) Consultation - Autres 15(b) Traduction ou conversion
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Traduction ou conversion 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

5.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations 15(a)(i) - Entrave au fonctionnement 15(a)(ii) Consultation - Article 70 15(a)(ii) Consultation - Autres 15(b) Traduction ou conversion
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

Partie 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations du gouvernement du Canada

Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0 0 0 0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
Recommandation 1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
Recommandation 1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours More Than 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 – Délais de traitement des demandes de consultation des documents confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

Moins de 100 pages traitées
Nombre de jours Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 0 0
121 à 180 0 0
181 à 365 0 0
Total 0 0
De 101-500 pages traitées
Nombre de jours Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 0 0
121 à 180 0 0
181 à 365 0 0
Total 0 0
501-1000 pages traitées
Nombre de jours Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 0 0
121 à 180 0 0
181 à 365 0 0
Total 0 0
1001-5000 pages traitées
Nombre de jours Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 0 0
121 à 180 0 0
181 à 365 0 0
Total 0 0
Plus de 5000 pages traitées
Nombre de jours Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 0 0
121 à 180 0 0
181 à 365 0 0
Total 0 0

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Moins de 100 pages traitées
Nombre de jours Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 0 0
121 à 180 0 0
181 à 365 0 0
Total 0 0
101-500 pages traitées
Nombre de jours Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 0 0
121 à 180 0 0
181 à 365 0 0
Total 0 0
501-1000 pages traitées
Nombre de jours Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 0 0
121 à 180 0 0
181 à 365 0 0
Total 0 0
1001-5000 pages traitées
Nombre de jours Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 0 0
121 à 180 0 0
181 à 365 0 0
Total 0 0
Plus de 5000 pages traitées
Nombre de jours Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 0 0
121 à 180 0 0
181 à 365 0 0
Total 0 0

Partie 8 – Plaintes et enquêtes

Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
1 1 2 0 4

Partie 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Nombre d’ÉFVP terminées 0

Partie 10 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts

Dépenses/th> Montant
Salaires 33 293 $
Heures supplémentaires 1 025 $
Biens et services
  • Contrats de services professionnels ($0)
  • Autres (1 625 $)
1,625 $
Total 35 943 $

10.2 Ressources humaines

Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 0,50
Employés à temps partiel et occasionnels 0,15
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d’agences 0,00
Étudiants 0,00
Total 0,65

Annexe B : Ordonnance de délégation de pouvoirs de mai 2016

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Président et premier dirigeant de l'Office des transports du Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable de l'Office des transports du Canada, investi par les dispositions des Lois ou les règlements mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Copie originale signée par

Scott Streiner

Président et premier dirigeant

2016-05-02

Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Article de la Loi Description Fondé de pouvoirs : Dirigeante principale, Services internes Fondé de pouvoirs : Directeur de la DGIT Fondé de pouvoirs : Coordonnatrice de lʼAIPRP Fondé de pouvoirs : Analyste de lʼAIPRP
8(2)(j)(m) Communication des renseignements personnels
  • Autoriser la communication des renseignements personnels pour des fins de recherche et dans lʼintérêt du public ou lʼintérêt du particulier.
X X    
8(4) Demandes d’organismes d’enquête
  • Conserver une copie des demandes ainsi quʼune mention des documents communiqués.
X X    
8(5) Avis de communication en vertu de lʼalinéa 8(2)m)
  • Aviser le Commissaire de la communication de renseignements personnels dʼintérêt public et pouvant clairement favoriser les particuliers auxquels les renseignements sont reliés.
X X X  
9(1) Relevé des communications
  • Conserver un relevé de lʼusage ou de la communication de renseignements personnels lorsque lʼusage ou la communication ne figure pas à lʼInfoSource, et joindre le relevé aux renseignements personnels.
X X X  
9(4) Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée d’usages compatibles
  • Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée de lʼusage qui a été fait des renseignements ou pour lequel ils ont été communiqués, lorsque cet usage ou communication ne figure pas à lʼInfo Source et actualiser lʼinformation dans lʼédition suivante du répertoire.
X X X  
10 Fichiers de renseignements personnels
  • Verser tous les renseignements personnels qui relèvent de lʼOTC dans des fichiers de renseignements personnels.
X X X  
14(a) Avis à la suite d'une demande de communication
  • Aviser par écrit les personnes, de ce quʼil sera donné ou non communication des documents et procéder à la communication si la communication est permise.
X X X X
14(b) Communication du document X X X  
15 Prorogation du délai
  • Proroger le délai de réponse aux demandes de communications.
X X X X
17(2)(b) Langue de communication
  • Décider de la nécessité de faire traduire les renseignements.
X X X  
17(3)(b) Communication sur support de substitution
  • Déterminer sʼil est nécessaire et raisonnable de communiquer à une personne ayant une déficience sensorielle les renseignements sur un support de substitution.
X X X  

Dispositions d'exceptions à l'application de la Loi

Article de la Loi Description Fondé de pouvoirs : Dirigeante principale, Services internes Fondé de pouvoirs : Directeur de la DGIT Fondé de pouvoirs : Coordonnatrice de lʼAIPRP Fondé de pouvoirs : Analyste de lʼAIPRP
18(2) Fichiers inconsultables
  • Refuser la communication des renseignements personnels versés dans des fichiers inconsultables
X X X  
19(1)(2) Renseignements obtenus à titre confidentiel X X X  
20 Affaires fédérales-provinciales X X    
21 Affaires internationales et défense X X    
22 Application de la Loi et enquêtes X X    
23 Renseignements préparés par un organisme d'enquête aux fins d'enquêtes de sécurité X X    
24 Renseignements recueillis par le Service correctionnel du Canada ou la Commission nationale des libérations conditionnelles X X    
25 Sécurité des individus X X    
26 Renseignements personnels concernant un autre individu X X X  
27 Secret professionnel des avocats X X    
28 Dossiers médicaux X X    
31 Réception dʼun avis dʼenquête
  • Recevoir lʼavis dʼenquête du Commissaire à la protection de la vie privée.
X X X  
33(2) Droit de présenter des observations
  • Présenter des observations au Commissaire à la protection de la vie privée au cours dʼune enquête.
X X X  
35(1) Rapport du Commissaire à la protection de la vie privée
  • Recevoir le rapport du Commissaire sur les résultats et donner avis des mesures prises.
X X X  
35(4) Communication accordée au plaignant
  • Accorder au plaignant la communication de renseignements personnels à la suite de l'avis de lʼalinéa 35(1)b)..
X X X  
36(3) Examen des fichiers inconsultables
  • Recevoir les résultats dʼenquête du Commissaire sur les fichiers inconsultables.
X X X  
37(3) Enquête de conformité
  • Recevoir les résultats du rapport du Commissaire à lʼissue dʼune enquête de conformité selon les articles 4 à 8.
X X X  
51(2)(b) Règles spéciales pour les audiences
  • Demander que les auditions prévues à lʼarticle 51 aient lieu dans la région de la capitale nationale.
X X X  
51(3) Règles spéciales pour les auditions
  • Demander et autoriser de présenter des arguments lors des auditions prévues à lʼarticle 51.
X X X  
70 Documents confidentiels du Cabinet X X    
72(1) Rapport annuel
  • Déposer le Rapport annuel au Parlement.
X X X  

Responsabilités imposées par le Règlement sur la protection des renseignements personnels :

Article de la Loi Description Fondé de pouvoirs : Dirigeante principale, Services internes Fondé de pouvoirs : Directeur de la DGIT Fondé de pouvoirs : Coordonnatrice de lʼAIPRP Fondé de pouvoirs : Analyste de lʼAIPRP
9 Fournir des installations convenables et le temps requis pour examiner les renseignements. X X X  
11(2) Sur réception d’un formulaire de demande de correction, aviser l’individu concerné que les corrections demandées ont été effectuées en aviser les personnes visées aux alinéas 11(2)b) et c). X X X  
11(4) Si la demande de correction est refusée, annexer aux renseignements personnels une mention précisant quʼune demande de correction a été refusée et en aviser les personnes visées aux alinéas 11(4)b), c) et d). X X X  
13(1) Communication de renseignements concernant les dossiers médicaux à un médecin ou à un psychologue pour que celui-ci donne son avis l’individu quant à savoir si la prise de connaissance de ces renseignements par l’individu lui porterait préjudice. X X    
14 Examen en présence dʼun médecin praticien ou dʼun psychologue. X X X  
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